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Altenheim 1.2020: Verwaltung von Personaldaten (Wirtschaftliche Prozesse - Teil 1 der sechsteiligen Serie)

 

Wo befinden sich welche Daten?

In Zeiten der Personalknappheit geht es immer mehr darum, die vorhandenen Mitarbeiter effektiv einzusetzen und stets einen Überblick über die Stellenberechnung zu haben. Hiermit beschäftigt sich diese sechsteilige Serie. Im ersten Teil geht es um die richtige Verwaltung der Personaldaten.

DAS PROBLEM

Ob Arbeitsverträge, Stundenkonten, Dienstpläne oder Personalkosten – alle benötigten Daten liegen in den Einrichtungen vor – nur nicht immer sind diese auch deckungsgleich. Die Einstufung der Mitarbeiter in Personalgruppen ist im Dienstplan nicht zwingend identisch mit der Lohnabrechnung. Aktuelle Änderungen werden nicht immer in allen Systemen gepflegt. Damit liegen gegebenenfalls Unterschiede in den Mitarbeiterstammdaten aber auch in den monatlich variablen Daten vor. Abhängig vom System ist auch die Datentiefe unterschiedlich: detailliert im Dienstplan, meist nur kumuliert in der Finanzbuchhaltung. Hier ist eine konsequente Datenstrukturierung der Personalinformationen notwendig, um Abweichungen innerhalb der Systeme „automatisiert“ aufdecken zu können.

LOESUNG: Daten sind dann identisch strukturiert, wenn diese von einem führenden System verwaltet, durch intensiven manuellen Abgleich oder durch eine (automatisierte) Zusammenführung abgeglichen werden. Ein EDV-System, welches den Dienstplan, die Zeiterfassung, die Lohnabrechnung, die Finanzbuchhaltung usw. komplett integriert hat und durchgängig auf dieselbe Datenbasis zurückgreift, wäre optimal, liegt in der Regel jedoch nicht vor. In der Praxis liegen häufig verschiedene Programme für die einzelnen Anforderungen vor. Der manuelle Datenabgleich kostet viel Zeit und ist daher nicht unbedingt zu favorisieren.

Um eine automatische Abstimmung der Daten durchführen zu können, müssen die Ausgangssysteme „identische“ Datenstrukturen ausweisen. Dabei kann es vorkommen, dass in einem System eine differenziertere Betrachtung möglich ist als in einem anderen. Hier sollte immer versucht werden, die Struktur auf der untersten Detailebene zu gestalten, um dann nach oben hierarchisch zu konsolidieren.

Struktur: Im ersten Schritt ist es notwendig, sich klar zu machen, welche Auswertungen in welcher Struktur notwendig sind. Aufgrund der hohen Anzahl an Bereichen und Funktionen soll hier nur ein (Teil-) Bereich der Pflege beleuchtet werden, ohne auf Besonderheiten in einzelnen Bundesländern eingehen zu wollen.

Die Zuordnung der Mitarbeiterdaten sollte möglichst auf der untersten Ebene erfolgen. Hier ein Beispiel:
-exam. Altenpfleger/in
-Krankenschwester/-pfleger
-Pflegedienstleitung (PDL)
-Qualitätsmanagement
-usw.

Vorsysteme und Programme: Die wichtigsten Systeme für das Personalcontrolling sind:
-Dienstplanung
-Zeiterfassung
-Personalabrechnung
-Finanzbuchhaltung
-Kostenrechnung

Zur Vermeidung von doppelten und voneinander abweichenden Daten sollten die Daten immer nur in einem System eines Bereiches gepflegt werden. Als Beispiel sollte die Verwaltung der Urlaubstage entweder in der Dienstplanung oder Personalabrechnung erfolgen. Keinesfalls sollte die Urlaubsverwaltung in beiden Systemen parallel durchgeführt werden.

Dienstplanung und Zeiterfassung: Dienstplanung und Zeiterfassung sollten möglichst automatisch miteinander korrespondieren und stammen optimalerweise vom selben Software-Hersteller. Die folgenden Mitarbeiter-Basisinformationen sollten hier hinterlegt werden:
-vertragliche Arbeitszeit
-zu bezahlende Arbeitszeit (inklusive Abwesenheiten) = Ist-Arbeitsstunden
-Urlaubsanspruch
-Fehlzeitenverwaltung (Urlaub, Krankheitszeiten, Fortbildung, usw.)
-Mitarbeiterqualifikation
-Mitarbeiterfunktion (Tätigkeitsbereich)
-durchgeführte/bezahlte Tätigkeit (zum Beispiel Fortbildung, Pflege, Reinigung, Betreuung, usw.)

Dabei kann es durchaus vorkommen, dass ein Mitarbeiter aufgrund unterschiedlicher Betrachtungsweisen in unterschiedlichen Strukturen eingeordnet wird. Das ist gewollt und notwendig, um die Realität in der Einrichtung korrekt wiederzugeben. Grundsätzlich darf aber keine Mitarbeiterstunde mehrfach zugeordnet werden.

Personalabrechnung: In der Personalabrechnung sind folgende Stammdaten enthalten:
-Lohnarten (Grundvergütung, Stundenlohn, Zeitzuschläge, usw.)
-Sozialversicherungsanteile Arbeitgeber
-Altersvorsorge
-weitere Lohnbestandteile
-Mitarbeiterfunktion (Tätigkeitsbereich)

Die Mitarbeiterfunktion ist die einzige Information, die sowohl im Dienstplan als auch in der Personalabrechnung doppelt gepflegt werden muss. Denn nur durch die korrekte Zuordnung der Mitarbeiterfunktion können die Lohnbestandteile korrekt zur Finanzbuchhaltung übertragen werden.

Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung: In die Finanzbuchhaltung fließen die Daten aus der Lohnabrechnung automatisiert ein. Durch die obige Gestaltung ergibt sich daraus eine Vielzahl an Konten, die je nach Auswertungszweck zusammengefasst werden können. Innerhalb der Kostenrechnung empfiehlt es sich lediglich, die Aufteilung der einzelnen Unternehmensbereiche vorzunehmen. Über Hilfskostenstellen können Mitarbeiterpools gebildet werden, um diese dann aufgrund der Daten aus der Dienstplanung (automatisiert) den Konten der tatsächlichen Einsatzbereiche zuordnen zu können.

Umstellung und Auswertung: Um aussagekräftige Strukturen zu erstellen, ist es wichtig, den Prozess rückläufig zu beleuchten. Welche Auswertungen, Listen oder Berichte werden für welchen Tätigkeitsbereich und für welche Zeiten benötigt? Welche Werte sind zu ermitteln? Im Zweifel sollten besser mehrere Detailstrukturen angelegt werden. Eine Summierung oder Konsolidierung von Daten ist immer einfach möglich, eine spätere Aufteilung von kumulierten Daten nicht mehr oder nur mit erheblichen Aufwand. In vielen Einrichtungen liegen die Daten in einer guten Struktur vor und müssen nur noch zusammengefasst oder geringfügig modifiziert werden. Hierbei werden die Daten in einem System über eine Matrix verknüpft. Dies kann in Excel erfolgen oder mit einer leistungsstarken Controlling-Software. Dazu werden aus den Vorsystemen Export-Dateien mit einzelnen Datensätzen erstellt. Hierbei ist darauf zu achten, dass einzelne Datensätze exportiert werden und nicht nur zusammengefasste Ergebnisse. Nur dann ist eine Verprobung und Validierung der Daten möglich.

Ergebnis: Durch die Zusammenführung der Daten in einem System kann auf Detailebene einzeln oder kumuliert ausgewertet werden. Unterhalb der Detailebene steht dann evtl. noch die Auswertungsmöglichkeit auf Mitarbeiterebene zur Verfügung.

DER RAT FÜR DIE PRAXIS

-Überlegen Sie sich zuerst, welche Auswertungsstruktur benötigt wird. Die standardisierten Kalkulationsschemen für die Pflegesatzverhandlungen bieten eine Orientierung.
-Verwalten Sie die Daten möglichst nur in einem System.
-Der Spruch „Vertrau nie der EDV“ gilt auch hier. Prüfen Sie die Daten anfangs intensiv, später immer wieder stichprobenartig.
-Achten Sie auf Besonderheiten, wie z.B. Sonderzahlungen und grenzen diese, soweit möglich, monatlich ab.
-Schaffen Sie Vertretungssicherheit durch Automatisierung der Prozesse.

Wenn Sie Fragen dazu haben, rufen Sie uns gern an und vereinbaren einen Beratungstermin.

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Ralf Bohmann-Laing

Autor: Ralf Bohmann-Laing