Personalkostenstrukturierung

Personalkostenstrukturierung


1 Aufgabenstellung

Seit Einführung der Pflegeversicherung und der Pflegebuchführungsverordnung Mitte der 90er hat sich viel im Bereich der Pflege und des Sozialwesens getan.
 
Immer detaillierte Auswertungen und Daten werden benötigt, um eine Einrichtung im Sozialwesen erfolgreich zu führen. Einfache Abstimmungen von verschiedenen Datenquellen scheitern schon häufig daran, dass die Informationen nur in komprimierter oder konsolidierter Form vorliegen.
 
Nutzen Sie den Jahreswechsel um sich der Lohnkostenkontierung in der Finanzbuchhaltung widmen, um neben dem Controlling für Entgeltverhandlungen gut aufgestellt zu sein. 
 
Wir haben versucht alle Besonderheiten der Bundesländer und der unterschiedlichen Einrichtungen (ambulant, stationär, Altenhilfe, Behindertenhilfe) weitestgehend zu berücksichtigen. Es kann somit sein, dass diverse Bestandteile nicht für alle Einrichtungen relevant sind.  



2 Personalstruktur

 

2.1 Personalkostenbestandteile

 

Die Personalkosten setzen sich aus verschiedenen Bestandteilen zusammen: 

  • Grundgehalt 
  • Zeitzuschläge für Dienste an ungünstigen Zeiten 
  • Zulagen  
  • Urlaubs- , Weihnachtsgeld 
  • Sozialversicherungsanteile des Arbeitgebers 
  • Pauschalierte Lohnsteuer 
  • Zuschüsse zur Altersvorsorge 
  • Sachbezüge, wie Tankgutscheine oder FirmenPKW 
  • …. 

 
Diese unterschiedlichen Bestandteile können nicht alle einzeln in der Finanzbuchhaltung abgebildet werden. Die Pflegebuchführungsverordnung sieht eine Aufteilung vor nach Konto und Inhalt:

  • 60xx ArbeitnehmerBrutto
  • 61xx Sozialversicherungsanteil Arbeitgeber
  • 62xx Altersvorsorgeanteil Arbeitgeber
  • 63xx Beihilfen
  • 64xx sonstige Personalkosten


 
Dieser Aufteilung haben wir uns weitestgehend angeschlossen. Nur im 63xx-Block empfehlen wir die Buchung der Pauschalsteuer, da die Beihilfen in nahezu keiner Einrichtung relevant sind. Diese werden dann in der BWA inhaltlich den Sozialversicherungsbeiträgen zugeordnet.

 


2.2 Personalfunktionen

Die „klassische“ Personalaufteilung nach Pflegebuchführungsverordnung in Pflege, Betreuung, Hauswirtschaft, Verwaltung… ist heute nicht mehr ausreichend. Neben der mittlerweile obligatorischen Unterteilung nach Fach- und Hilfskräften (nicht nur in der Pflege) sind weitere Funktionen immer häufiger zu prüfen, zu kalkulieren und zu steuern. Hier
empfehlen wir eine sehr detaillierte Aufteilung der Mitarbeiter in ihren Funktionen, um Nachkalkulationen, z.B. für die „Spahnstellen“ (PPSG) direkt aus der Finanzbuchhaltung entnehmen zu können.

 

 

3 Besonderheiten


3.1 Geteilte Funktionen

Immer wieder kommt es vor, dass Mitarbeiter verschiedene Stellenanteile ausfüllen und nicht nur für eine Funktion angestellt sind.  Die Einrichtungsleitung eines kleinen Hauses kann z.B. noch zusätzlich als PDL oder „Spahnstelle“ aktiv sein. Die Hauswirtschaftsleitung ist noch aktiv in der Reinigung oder die Betreuungskraft vom Vormittag ist mittags bei der Essensausgabe behilflich. Wir empfehlen diese Mitarbeiter nicht im Bereich des Lohns direkt aufzuteilen, sondern erst in der Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung nach der tatsächlichen Tätigkeit.  Gegen eine Aufteilung im Lohn spricht in der Regel die fehlende Rückmeldung beim Wechsel oder Verschieben von Stellenanteilen in die eine oder andere Richtung.


3.2 Geteilte Bereiche

Wie bei den „geteilten Funktionen“ werden Mitarbeiter manchmal auch in unterschiedlichen Bereichen eingesetzt. Der Fahrer der Tagespflege liefert z.B. Mittags Essen aus. Oder die Nachtwache ist für mehrere Wohnbereiche zuständig. Auch hier empfehlen wir eine nachträgliche Aufteilung im Controlling über die tatsächlich geleisteten Stunden auf den jeweiligen Bereichen.



4 Kontierungsvorschlag


4.1 Schema

Wir empfehlen folgende Kontensystematik zu verwenden. Bei einer abweichenden Nummerierung sollte darauf geachtet werden, dass die Gesamtlogik erhalten bleibt. Nur dann ist es möglich, in der Lohnbuchhaltung die Kontierungsautomatik (sofern vorhanden) zu verwenden. 

  1.  Stelle = 6
  2.  Stelle = Lohnart
  3.  Stelle = Einsatzbereich
  4.  Stelle = Funktion

 


4.2 Lohnarten

An der 2. Stelle schlagen wir eine Unterteilung nach Lohnarten vor.

  • 0 = Gehaltsbestandteile (Arbeitnehmerbruttolohn)
  • 1 = Gesetzliche Sozialabgaben (Arbeitgeberanteile)
  • 2 = Altersvorsorge (Anteil Arbeitnehmer)
  • 3 = Pauschalsteuer, kann auch unter 1 gesetzliche Sozialabgaben
  • 4 = Sonstige Personalkosten, häufig nicht aus der Lohnbuchhaltung, z.B: Fortbildungen

 


4.3 Einsatzbereiche

Die 3. Stelle entspricht den Einsatzbereichen der Mitarbeiter.

  • 0 = Leitung/GF 
  • 1 = Pflege inkl. Sonstiges Pflege 
  • 2 = Betreuung (§43b) 
  • 3 = Hauswirtschaft 
  • 4 = Verwaltung 
  • 5 = Technik 
  • 6 = Sonstige Dienste 8 = Sozialer Dienst


4.4 Funktion / Qualifikation

Die 4. Stelle definiert die Funktion bzw. Qualifikation. Wir haben für jeden Bereich immer eine Allgemeine Funktion berücksichtigt. Wenn für diverse Bereiche keine Unterteilung erfolgen soll, können alle Mitarbeiter in diesem Bereich erfasst werden.
 
Da in den unterschiedlichen Bereichen andere Funktionen benötigt werden, stehen hier als erstes die allgemeingültigen Funktionen und weiter unten nach Bereich geschlüsselt.

  • 0 = Allgemein
  • 4 = GfB
  • 5 = Leitung
  • 7 = Azubi/Praktikant



5 BWA - Aufbau inkl. Kontenauflistung Gesamt

Neben den Gehaltskonten haben wir weitere Personalkosten wie Leasingpersonal oder Fremdleistungen (eigene Service Firmen) berücksichtigt. Die farbige hinterlegten Konten, sind bundeslandspezifisch an unterschiedlichen BWA Positionen zuzuordnen (entweder / oder).

 

Eine vollständige beispielhafte Kontierung finden Sie in dieser PDF

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Wenn Sie Fragen dazu haben, rufen Sie uns gern an und vereinbaren einen Beratungstermin.


Weitere Veröffentlichungen

Ralf Bohmann-Laing

Autor: Ralf Bohmann-Laing