Altenheim 2.2020: Arbeitszeitermittlung - So berücksichtigen Sie alle Ausfälle!



In Zeiten der Personalknappheit geht es immer mehr darum, die vorhandenen Mitarbeiter effektiv einzusetzen und stets einen Überblick über die Stellenberechnung zu haben. Hiermit beschäftigt sich diese sechsteilige Serie. Im zweiten Teil geht es um die Arbeitszeitermittlung.



DAS PROBLEM



Eigentlich sollte es klar sein: Die Stellenschlüssel sind definiert und der Personaleinsatz (Stellenanteile pro Pflegegrad) ist vorgegeben bzw. vereinbart. Damit ist genau festgelegt, wie viele Mitarbeiter vorhanden sein sollen. Denn die Vorgaben beziehen sich in der Regel auf VK-Anteile (Vollzeitkraft). Aber, wie viele Mitarbeiter stehen damit im Pflegeheim konkret zur Verfügung? Mit wie vielen Stunden? Und wie verhält sich dies in den einzelnen Monaten? Welche Schwankungen entstehen in Monaten mit mehreren Feiertagen? Schließlich geht es nicht darum, Kennzahlen zu ermitteln und vertragliche Stellen vorzuhalten, sondern um die Versorgung der Bewohner.

 

LOESUNG:

Um alle Fragen konkret beantworten zu können, ist es notwendig, die Anwesenheitsstunden der Mitarbeiter in der Einrichtung zugrunde zu legen. Die Berechnung des Stellenschlüssels sollte auf Basis der Nettoarbeitszeit erfolgen. Seit dem 1.4.2019 ist dies in Niedersachsen auch im aktuellen Landesrahmenvertrag so vorgesehen. Wir hoffen, dass andere Bundesländer hier nachziehen, da wir diesen Ansatz als einzig richtigen schon seit vielen Jahren in unserer Beratungspraxis umsetzen. Denn nur damit wird erkennbar, in welchem Umfang die Mitarbeiter tatsächlich für die Versorgung der Bewohner da sind.



Begriffsdefinition Vollzeitkraft:

Der Begriff Vollzeitkraft ist nicht klar definiert, sondern wird selbst unterschiedlich verwendet, wie z. B. Vollzeitäquivalent (Vzä) oder Vollzeitstelle (VZ). Gemeint ist in der Regel der Stundenanteil für einen vollbeschäftigten Mitarbeiter, also 100 Prozent. Dabei ist selten geklärt, auf welche Basis die 100 Prozent beruhen. So gibt es die unterschiedlichsten Modelle. Von der 35-Stunden-Woche bis zur 42-Stunden-Woche kann alles eine Vollzeitkraft sein. Neben der wöchentlichen Arbeitszeit gibt es auch Arbeitszeitmodelle mit vereinbarten Monats- oder Jahresstunden.



Anzahl Arbeitstage:

Für den Einsatz in der Praxis beeinflussen noch weitere Punkte die Arbeitszeit der Mitarbeiter, z. B. die Fünf- oder Sechs-Tage-Woche, Feiertagsregelungen, Urlaubstage, Fortbildungsquote sowie der Krankenstand.



Arbeitstage pro Woche:

Zunächst stellt sich die Frage nach der Anzahl der Tage, die ein Arbeitnehmer in der Einrichtung arbeitet. Diese ist abhängig von der Anzahl der Arbeitstage pro Woche (5; 5,5 oder 6). Wir gehen in unseren Berechnungen von der Fünf-Tage-Woche aus, da diese am weitesten verbreitet ist. Von den 365 Tagen werden pro Woche zwei Tage abgezogen, so dass 261 Tage verbleiben. Hiervon sind noch die verschiedenen Fehlzeiten abzuziehen.



Feiertage:

Neben den unterschiedlichen Regelungen in den einzelnen Bundesländern gibt es auch Unterschiede in den Einrichtungen. So gibt es etwa Einrichtungen, in denen an Feiertagen keine Arbeitszeitanrechnung oder -reduzierung erfolgt. Das heißt, bei einer Fünf-Tage-Woche müssen auch fünf Tage geleistet werden, wenn sich in der Woche ein Feiertag befindet. Dieses entspricht dem Wortlaut des § 2 Entgeltfortzahlungsgesetz. In vollstationären Einrichtungen entfällt allerdings keine Arbeitszeit an Feiertagen. Ihre Bewohner müssen rund um die Uhr an 365 Tagen versorgt werden. Im Vergleich zu Unternehmen mit Arbeitszeitanrechnungen würden diese Mitarbeiter plus/minus zehn Tage mehr im Jahr arbeiten. Das entspricht ca. fünf Prozent der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit.


Urlaubsanspruch:

Ähnlich verhält es sich mit dem Urlaubsanspruch. Erhalten die Mitarbeiter den Mindesturlaub von vier Wochen (= 20 Tage) oder liegt der Urlaubsanspruch bei 30 Tagen?



Weitere Fehltage:

Wie viele Fortbildungstage werden eingeplant (Null bis drei Tage)? Und was ist mit dem Krankenstand? Liegt dieser bei vier Prozent (ca. zehn Tage) oder eher bei acht Prozent (ca. 20 Tage)?



Auswirkungen:

Auch wenn in der Praxis nicht alle Extremfälle nach unten oder oben gleichzeitig eintreffen, so würde im Extremfall auf der einen Seite die Vollzeitkraft ca. 231 Tage in der Einrichtung sein und auf der anderen Seite nur 198 Tage. Das sind über 16 Prozent Differenz. Dies ist jeweils noch unabhängig vom Umfang der Wochenstunden. In der Praxis entstehen durchaus Differenzen von mehr als zehn Prozent. Das ist die Betrachtung auf Jahresebene. Doch wie sieht es auf Monatsebene aus? Hier zum Vergleich wieder zwei „Extremmonate“:

  • Monat 1: 31 Tage, vier Wochenenden und kein Feiertag: 23 Arbeitstage stehen zur Verfügung.
  • Monat 2: Fünf Wochenenden und drei Feiertage (sehr selten): 18 Arbeitstage stehen zur Verfügung.
  • Der Unterschied beträgt hier fünf Arbeitstage, das sind in Monat 1 über 25 Prozent mehr als in Monat 2.



Welche Auswirkungen dieses konkret für die Dienstplanung hat, wird in den nächsten Teilen der Serie ausführlich erläutert. Jegliche Diskussion über die Stellenbesetzung, sei sie intern oder extern, kann daher nicht aufgrund der auf dem Papier existierenden VK-Anteile geführt werden. Aufgrund der Schwankungen der monatlichen Arbeitstage ergeben sich folgerichtig Monate mit Ab- oder Aufbau von Mehrarbeiten. Typischer Weise ist der Dezember ein Monat mit verhältnismäßig wenigen Arbeitstagen, so dass sich hieraus ein automatischer Aufbau von Mehrarbeitsstunden ergibt. Wenn diese Stunden vorher nicht abgebaut wurden, führt dieses zwangsläufig zu einer nicht refinanzierten Personalaufstockung.



Auswirkung auf die Personal-Planung und Controlling



Berechnen Sie für Ihre Einrichtung individuell die minimal zur Verfügung stehende Anzahl der Arbeitstage pro Vollzeitkraft und Jahr. Damit erhalten Sie die zur Verfügung stehende Arbeitszeit pro Kalendertag und Vollzeitkraft.

Setzen Sie dabei die Kranktage und Fortbildungstage möglichst hoch an. Ebenso sollten Sie die maximal möglichen Urlaubstage berücksichtigen, sofern diese nach Unternehmenszugehörigkeit oder anderen Kriterien gestaffelt sind. Dann kann die Dienstplanung aufgrund der Stunden/Kalendertag im (mittelfristigen) Wochenmittel erfolgen. Das interne Controlling sollte ebenfalls auf die tatsächlich zur Verfügung stehenden Arbeitszeit in der Einrichtung umgestellt werden.



Berechnungsschema



Beispiel-Berechnung der zur Verfügung stehenden Anwesenheitstage pro Vollzeitkraft bei einer 5 Tage/Woche und 40 Std/pro Woche:

Anzahl der Tage im Jahr:    365
Abzgl. der Wochenendtage:    104
Abzgl. der Feiertage        10
Abzgl. der Kranktage        20
Abzgl. der Fortbildungstage    1
Abzgl. der Urlaubstage    25
= Nettoarbeitstage        205

Bei einer 40 Std/Woche sind das 8 Stunden pro Kalendertag.
Somit steht in unserem Beispiel eine Vollzeitkraft der Einrichtung 1640 Std / Jahr (205*8) zur Verfügung.
Das sind pro Vollzeitkraft 4,5 Std pro Kalendertag (1640 Std. /365 Tage).

vgl. auch online unter www.altenheim.net/Produkte/Downloads/Downloads-zur-Zeitschrift



DER RAT FÜR DIE PRAXIS

  • Ermitteln Sie die minimal zur Verfügung stehenden Arbeitstage. Setzten Sie insbesondere die Kranktage hoch an, damit das Krankheitswagnis entsprechend abgedeckt wird.
  • Ein geringer Krankenstand darf nicht zu einem erhöhten Personaleinsatz beim Bewohner führen, sondern verbleibt dem Unternehmen als Wagnisausgleich für Zeiten mit einem höheren Krankenstand.
  • Stellen Sie im Controlling den Stellenabgleich auf die Nettoarbeitszeit um. Sorgen Sie dafür, dass der Abgleich auf Tages-, Wochen-, Monatsebene durchgeführt werden kann. Gute Controlling-Systeme bieten dafür eine Lösung.
  • Ein Abgleich auf Brutto-VK-Anteile ähnelt eher einem Lotto-Spiel als einer verlässlichen Kalkulation (kann stimmen, muss aber nicht). Führen Sie diese Diskussion auch mit den Behörden. Es geht um die Versorgung der Bewohner. Fragen Sie also: Wie viele Mitarbeiterstunden sind am Tag in der Einrichtung vorzuhalten?
  • Auch bei der Netto-Arbeitszeit-Betrachtung können natürliche Schwankungen auftreten und müssen nicht tagesaktuell ausgeglichen werden. Um dieses ohne Mehraufwand prüfen zu können, sind die Belegungsdaten und die Daten der Zeiterfassung optimaler Weise automatisiert auf Tagesebene ins Controlling zu überführen.

 

Wenn Sie Fragen dazu haben, rufen Sie uns gern an und vereinbaren einen Beratungstermin.

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Weitere Veröffentlichungen

Ralf Bohmann-Laing

Autor: Ralf Bohmann-Laing