Altenheim 3.2020: Optimale Dienstplanung - So geht die Rechnung auf



In Zeiten der Personalknappheit geht es immer mehr darum, die vorhandenen Mitarbeiter effektiv einzusetzen und stets einen Überblick über die Stellenberechnung zu haben. Hiermit beschäftigt sich diese sechsteilige Serie. Im dritten Teil geht es um die optimale Planung der Dienste.



DAS PROBLEM



Während im Herbst und Winter eine Krankheitswelle die konkrete Dienstplanung durcheinanderwirbelt, sind im Sommer häufig die Urlaube der Grund, die eine einfache Planung erschweren. Dazu kommen noch Wünsche und Anforderungen der Mitarbeiter, nur zu bestimmten Zeiten zu arbeiten. Auch gesetzliche und vertragliche Gegebenheiten sind bei der Planung zu berücksichtigen. Die Anwesenheit einer Fachkraft ist dabei schon obligatorisch ebenso wie die Fachkraftquote von 50 Prozent. Wenn der Medizinische Dienst oder die Heimaussicht kommen, sollen alle Kriterien stichtagsbezogen erfüllt sein. Oder etwa doch nicht?



LOESUNG:

Der Dienstplan für die Pflege wird in der Regel für einen Wohnbereich geschrieben. Ausnahmen dazu bilden die Nachtwache(n), die regelmäßig für mehrere Wohnbereiche zuständig sind. Es ist sinnvoll, als Grundlage einen Rahmendienstplan für die Minimalbesetzung der gesamten Einrichtung zu erstellen. Dazu gehört auch die Festlegung der grundsätzlichen Dienste. Diese sollten sich im ersten Schritt an den Anforderungen der Einrichtung orientieren und im zweiten Schritt mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern besetzt werden. Wichtig ist, die Planung bedarfsgerecht durchzuführen. Für die Mindestbesetzung mit einer Fachkraft könnte der Plan beispielsweise so aussehen:

  • Frühdienst 6:00 Uhr bis 14:45 Uhr = 8 Stunden (inklusive 45 Minuten Pause)
  • Spätdienst 13:15 Uhr bis 22:00 Uhr = 8 Stunden (inklusive 45 Minuten Pause)
  • Nachtdienst 21:00 Uhr bis 7:00 Uhr = 10 Stunden (inkl. 45 Minuten bezahlter Pause) = 26 Stunden/Tag


Für die Nachtwache kann eine Unterstützung von einer Hilfskraft (HK) notwendig sein. Diese wird ebenso von 21:00 bis 7:00 Uhr (= 10 Stunden) eingeplant. Diese Planung wird dann für die einzelnen Wohnbereiche fortgeführt. Hierbei ist immer der Grundbedarf mit zu berücksichtigen. Sind die Wohnbereiche gleich groß und mit einem annähernd gleichen Pflegegradmix belegt, kann ein Musterplan für alle Wohnbereiche erstellt werden. Gibt es verschiedene Schwerpunkte, eine unterschiedliche Anzahl an Betten oder eine große Varianz im Pflegegradmix, kann eine Differenzierung notwendig sein. Häufig ist es notwendig, im Tagdienst zum Beispiel eine Fachkraft pro Wohnbereich vorzuhalten.


Beispiel für einen Rahmendienstplan


Es liegen drei identische Wohnbereiche vor, in denen jeweils eine Fachkraft im Tagdienst (6:30 bis 19:30 Uhr = 12 Stunden und eine Stunde Pause aufgeteilt in zwei Schichten) anwesend sein soll.
Dann kommen dafür zweimal 12 Stunden = 24 Stunden Fachkräfte hinzu; ein Wohnbereich wird durch den Rahmendienstplan abgedeckt. An Hilfskräften benötigen wir pro Wohnbereich morgens von 6:30 bis 14:00 Uhr und nachmittags von 12:30 bis 21:00 Uhr eine HK. Das sind in Summe für drei Wohnbereiche 63 Hilfskraftstunden pro Tag:

  • Fachkraft: 26 + 24 = 50 Fachkraft-Stunden
  • Hilfskraft: 10 + 42 = 52 Hilfskraft-Stunden
  • Insgesamt wurden im Rahmendienstplan also 102 Stunden geplant.



Wenn diese Beispielsbesetzung als Rahmen gelten soll, stellt sich die Frage, welche Kapazitäten noch verteilt werden können. Bei Weiterführung des vorherigen Beispiels sind in jedem der drei Wohnbereiche 22 Betten belegt. Aus der Pflegesatzvereinbarung ergibt sich ein Stellenschlüssel von 1 : 2,5. Dann wären bei 66 Bewohnern genau 26,4 VK-Stellen durch die Pflegesatzvereinbarung refinanziert. Diese Stellen müssen jetzt mit den Ist-Anwesenheitsstunden pro Kalendertag und VK multipliziert werden (26,4 VK * 4,3 Stunden), so dass 113,5 Stunden an Mitarbeiterstunden (Fachkraft und Hilfskraft!) für die Bewohner zur Verfügung stehen. Über den Rahmendienstplan sind in Summe 102 Stunden verplant, so dass zur freien Verfügung nur noch ca. 11,5 Stunden pro Tag zur Verfügung stehen. Davon müssen mindestens 6,75 Fachkraftstunden sein.

Für den einzelnen Wohnbereich würden damit weniger als vier Stunden pro Tag für die Planung über den normalen Rahmendienstplan hinaus zur freien Verfügung stehen. Nicht nur – aber insbesondere für kleinere Einrichtungen – stellt sich die Problematik, dass mit dem laut Stellenschlüssel vereinbarten Personal die Mindestbesetzung nicht möglich ist. Bei zum Beispiel 25 Bewohnern würden 10 Vollzeitkräfte pro Tag benötigt. Dass wären in Summe 43 Stunden (25 Bewohner/ 2,5 * 4,3). Bei einer Fachkraftquote von 50 Prozent würden dafür nur 21,5 Stunden am Tag zur Verfügung stehen. Da aber mindestens 24 Stunden Anwesenheit notwendig ist, muss in der nächsten Pflegsatzverhandlung dieses mit berücksichtigt werden und eine Fachkraftquote von 56 Prozent oder besser mehr verhandelt und refinanziert werden.

Die konkrete Aufgabe der Dienstplaner besteht dann darin, die Dienste mit den passenden Mitarbeitern zu besetzen und diese im Einklang mit den zu geplanten Leistungen zu bringen. Hierfür empfiehlt sich immer eine gesamte Woche zu betrachten und nicht den einzelnen Tag.



Klarer Rahmen hilft den Mitarbeitern



Bei der Dienstplanung gilt es, ein ausgewogenes Verhältnis zu finden zwischen den Bedürfnissen der Mitarbeiter und der Bewohner sowie den rechtlichen Gegebenheiten. Ein klarer Rahmen hilft allen Beteiligten, sich besser mit dem Dienstplan zu identifizieren und diesen zu akzeptieren. Um eine erhöhte Flexibilität zu schaffen, wäre es möglich, die einzelnen Dienste grundsätzlich kurz zu halten. Bestehende Dienste können zum Beispiel in zwei Dienste à drei bis vier Stunden aufgeteilt werden. Dann kann der Dienst von einem oder auch zwei Mitarbeitern durchgeführt werden. Die grundlegenden Dienste in der Einrichtung bleiben jedoch identisch. Ebenso ist es auch möglich, die Mitarbeiter an einem Tag auf mehrere Wohnbereiche zu verteilen. Selbstverständlich sollten auch Wünsche der Mitarbeiter mit berücksichtigt werden. In der Praxis haben sich hier klare Spielregeln für alle bewährt, zum Beispiel ein bis zwei Mal Wunschfrei pro Monat, jedoch maximal zehn Mal im Jahr.

Besonders für kleinere Einrichtungen ist mit dem laut Stellenschlüssel vereinbarten Personal die Mindestbesetzung nicht möglich.



DER RAT FÜR DIE PRAXIS

  • Erstellen Sie einen Rahmendienstplan – erst für die gesamte Einrichtung und die Nachtwachen, anschließend für die Wohnbereiche.
  • Prüfen Sie, wie viele freie Stunden pro Wohnbereich pro Tag/Woche zur Verfügung stehen.
  • Liegt der Rahmendienstplan (Mindestbesetzung) über dem Stellenschlüssel, verhandeln Sie diese bei der nächsten Pflegesatzverhandlung nach.
  • Prüfen Sie die Leistungsplanung (Wochentage) und passen Sie die freien Kapazitäten darauf an.
  • Kürzere Dienste ermöglichen mehr Flexibilität in der Planung.

 

Wenn Sie Fragen dazu haben, rufen Sie uns gern an und vereinbaren einen Beratungstermin.

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Weitere Veröffentlichungen

Ralf Bohmann-Laing

Autor: Ralf Bohmann-Laing