Viele Unternehmen benötigen Fahrzeuge, um zu den Kunden zu kommen oder um Besorgungen zu erledigen.
Immer häufiger werden dabei Elektro-Kfz verwendet, da die sich für relativ kurze Strecken in einem festen Einzugsgebiet gut eignen.
Alle Kosten, die dem Unternehmen durch die Fahrten und Fahrzeuge entstehen, sind Betriebsausgaben. Zuschüsse für die Anschaffung sind als Einnahmen dagegen zuzurechnen oder mindern die Anschaffungskosten. Wenn die Mitarbeiter*innen die Fahrzeuge auch zur privaten Nutzung verwenden dürfen, ist dies lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Was dies konkret in der Praxis bedeutet und welche Voraussetzungen geschaffen und Regelungen getroffen werden sollten, erfahren Sie im folgenden Beitrag.
Nutzung der Fahrzeuge nur für die betriebliche Fahrten oder Dienstreisen
Werden die Autos nur für die betriebliche Fahrten zum Kunden, Patienten oder Lieferanten genutzt und gibt es einen zentralen Parkplatz, werden die Fahrzeuge abgeholt und nach der Tour wieder abgestellt. Die Installation von Ladesäulen kann häufig am Parkplatz erfolgen.
Wenn die private Nutzung der Fahrzeuge ausgeschlossen sein soll, muss dies auch im Rahmen des Arbeitsvertrags oder einer Betriebsvereinbarung festgehalten werden. Weiterhin ist das Nutzungsverbot immer wieder zu prüfen: z.B. Vergleich der Kilometerstände über ein Fahrtenbuch oder die Tourenplanung, Abgabe der Fahrzeug-Schlüssel im Büro.
Nur so ist sichergestellt, dass im Rahmen einer Sozialversicherungs- oder Lohnsteuerprüfung kein geldwerter Vorteil angesetzt wird.
Überlassung der Fahrzeuge auch für private Fahrten
Dürfen Mitarbeiter die Elektrofahrzeuge auch für private Fahrten nutzen, hat dies für Arbeitnehmer häufig mehrere Vorteile:
- Wegezeit und Kosten für die Fahrt zum Pflegedienst entfallen – die Tour kann direkt von Zuhause gestartet werden.
- Häufig braucht der Arbeitnehmer kein weiteres Auto und der Dienstwagen wird als Benefit gesehen, denn die Kosten trägt der Arbeitgeber – und die Besteuerung des geldwerten Vorteils ist bei E-Autos günstiger als bei normalen Kfz.
- So wird für reine Elektrofahrzeuge (oder andere emissionsfreie Fahrzeuge), dessen Bruttolistenpreis 60.000€ nicht überschreitet, für die Anwendung der 1%-Methode der Bruttolistenpreis um 75% reduziert.
Für das Unternehmen hat dies auch Vorteile:
- Erhöhung der Arbeitgeberattraktivität – über die Darstellung als moderner umweltbewusster Arbeitgeber
- verbesserte und günstigere Tourenplanung, wenn die Mitarbeiter direkt von zu Hause starten können
- es braucht keinen zentralen Parkplatz – oder es spart Ärger mit der Nachbarschaft
- Einfache Werbung, wenn die Fahrzeuge attraktiv beschriftet werden.
Jedoch muss beim Arbeitnehmer eine Möglichkeit zum Laden des Fahrzeugs bestehen.
Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Wallbox oder wird der Erwerb einer Ladeeinrichtung zusätzlich zum ohnehin vereinbarten Arbeitslohn bezuschusst, kann dies sozialabgabenfrei mit 25% pauschal besteuert werden.
Die folgenden Stromaufladekosten können vom berechneten geldwerten Vorteil der Kfz-Nutzung abgezogen werden:
- 30€ für Elektrofahrzeuge, wenn beim Arbeitgeber eine Lademöglichkeit besteht.
- 70€ , wenn der Arbeitgeber keine Ladeeinrichtung bereitstellt.
Für Hybridfahrzeuge gelten diese Sätze:
- 35€ ohne Lademöglichkeit beim Arbeitgebe
- 15€ mit Lademöglichkeit
Alternativ können diese Beträge steuerfrei erstattet werden.
Nutzt der Arbeitnehmer ein privates Elektro- oder Hybridauto und tankt dieses kostenfrei bei der betrieblichen Ladestation, bleibt dieser Vorteil steuer- und sozialversicherungsfrei.
Tipp:
- Prüfen Sie, ob für die Anschaffung von Kfz und Ladeeinrichtungen Zuschüsse möglich sind.
- Regeln Sie die private Nutzung durch die Mitarbeiter
- Nutzen Sie die Fahrzeuge als attraktive Werbefläche.
