Überlässt der Unternehmer den Arbeitnehmer*innen ein Rad auch zur privaten Nutzung ist dies für die Arbeitnehmer*innen häufig günstiger als dieses privat zu kaufen. Daher ist das Rad auch für die Nettolohnoptimierung so beliebt.
Die steuerliche Behandlung hängt jedoch davon ab, wie das Rad eingestuft wird:
E-Bike:
Ein E-Bike fährt auch ohne Pedalunterstützung und ist daher schon ab 6 km/h als Kfz-zulassungspflichtig.
Pedelec:
Bei einem Pedelec gibt es nur Motorunterstützung, wenn der Fahrer selbst aktiv in die Pedale tritt. Wenn aber die Nennleistung über 0,25 kW liegt oder die Unterstützung bei mehr als 25 km/h erfolgt, ist auch dieses Rad ein verkehrsrechtlich Kfz.
Fahrrad:
Hier gibt es keine Motorunterstützung – Es nutzt reine Muskelkraft. Auch Velomobile (ohne Moter) fallen hierunter.
Werden Räder überlassen, die verkehrsrechtlich als Kfz gelten, sind die steuerlichen Regelungen für Kfz anzuwenden (1%-Methode oder Fahrtenbuch zur Bemessung der Privatnutzung).
Im Folgenden soll es hier nur um Fahrräder und Pedelecs bis 25 km/h gehen.
Überlassung zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn
Erfolgt die Überlassung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, ist diese nach §3 Nr. 37 EStG steuerfrei und auch sozialversicherungsfrei.
Zusätzlich heißt dabei:
- Das Fahrrad wird nicht auf einen Anspruch auf Arbeitslohn angerechnet oder der Anspruch auf Arbeitslohn wird herabgesetzt (keine Entgeltumwandlung!).
- Das Fahrrad wird nicht anstelle einer bereits vereinbarten künftigen Erhöhung des Arbeitslohns gewährt.
- Wenn die Leistung wegfällt, wird der Arbeitslohn nicht erhöht.
Lohnsteuerfrei ist die Nutzung des Firmenrads für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, aber auch jegliche private Nutzung. Sie kann auch für mehrere Räder in Anspruch genommen werden.
Arbeitnehmer*innen sparen somit Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge – Arbeitgeber*innen die Sozialversicherungsbeiträge.
Fahrrad mit Gehaltsumwandlung oder Eigenbeteiligung
Zahlen Arbeitnehmer*innen einen Eigenanteil für das Firmenrad oder übernehmen einen Anteil an der Leasingrate, ist die Überlassung nicht steuerfrei. Die Privatnutzung wird mit ¼ von 1 % des Bruttolistenpreises bewertet. Auf diesen Betrag ist auch Sozialversicherung zu zahlen.
Auch wenn es nun nicht steuerfrei ist: Die Entgeltumwandlung in Höhe der Leasingrate ist günstiger, als wenn die Arbeitnehmer*innen das gewünschte Rad selbst kaufen. Daher ist dieses Modell der Gehaltsumwandlung auch interessant zur Mitarbeiterbindung.
Umsatzsteuer
Umsatzsteuer muss der Unternehmer auf die Überlassung noch zahlen – wie bei der Kfz-Nutzung auch wird dies nach der 1%-Methode berechnet. Die Vorsteuer aus dem Kauf bzw. Leasing kann dann auch geltend gemacht werden.
Übereignung an Arbeitnehmer*innen
Achtung: Die Übereignung des Firmenrads oder ein vergünstigter Verkauf an die Arbeitnehmer*innen ist immer steuerpflichtig! – egal nach welchem Modell! In einigen Fällen ist jedoch eine Pauschalversteuerung möglich.
