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Die steuerliche Behandlung hängt jedoch davon ab, wie das Rad eingestuft wird:

E-Bike:

Ein E-Bike fährt auch ohne Pedalunterstützung und ist daher schon ab 6 km/h als Kfz-zulassungspflichtig.

Pedelec:

Bei einem Pedelec gibt es nur Motorunterstützung, wenn der Fahrer selbst aktiv in die Pedale tritt. Wenn aber die Nennleistung über 0,25 kW liegt oder die Unterstützung bei mehr als 25 km/h erfolgt, ist auch dieses Rad ein verkehrsrechtlich Kfz.

Fahrrad:

Hier gibt es keine Motorunterstützung – Es nutzt reine Muskelkraft. Auch Velomobile (ohne Moter) fallen hierunter.

Werden Räder überlassen, die verkehrsrechtlich als Kfz gelten, sind die steuerlichen Regelungen für Kfz anzuwenden (1%-Methode oder Fahrtenbuch zur Bemessung der Privatnutzung).

Im Folgenden soll es hier nur um Fahrräder und Pedelecs bis 25 km/h gehen.

Überlassung zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn

Erfolgt die Überlassung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, ist diese nach §3 Nr. 37 EStG steuerfrei und auch sozialversicherungsfrei.
Zusätzlich heißt dabei:

• Das Fahrrad wird nicht auf einen Anspruch auf Arbeitslohn angerechnet oder der Anspruch auf Arbeitslohn wird herabgesetzt (keine Entgeltumwandlung!).
• Das Fahrrad wird nicht anstelle einer bereits vereinbarten künftigen Erhöhung des Arbeitslohns gewährt.
• Wenn die Leistung wegfällt, wird der Arbeitslohn nicht erhöht.

Lohnsteuerfrei ist die Nutzung des Firmenrads für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, aber auch jegliche private Nutzung. Sie kann auch für mehrere Räder in Anspruch genommen werden.
Arbeitnehmer*innen sparen somit Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge – Arbeitgeber*innen die Sozialversicherungsbeiträge.

Fahrrad mit Gehaltsumwandlung oder Eigenbeteiligung

Zahlen Arbeitnehmer*innen einen Eigenanteil für das Firmenrad oder übernehmen einen Anteil an der Leasingrate, ist die Überlassung nicht steuerfrei. Die Privatnutzung wird mit ¼ von 1 % des Bruttolistenpreises bewertet. Auf diesen Betrag ist auch Sozialversicherung zu zahlen.
Auch wenn es nun nicht steuerfrei ist: Die Entgeltumwandlung in Höhe der Leasingrate ist günstiger, als wenn die Arbeitnehmer*innen das gewünschte Rad selbst kaufen. Daher ist dieses Modell der Gehaltsumwandlung auch interessant zur Mitarbeiterbindung.

Umsatzsteuer

Umsatzsteuer muss der Unternehmer auf die Überlassung noch zahlen – wie bei der Kfz-Nutzung auch wird dies nach der 1%-Methode berechnet. Die Vorsteuer aus dem Kauf bzw. Leasing kann dann auch geltend gemacht werden.

Übereignung an Arbeitnehmer*innen

Achtung: Die Übereignung des Firmenrads oder ein vergünstigter Verkauf an die Arbeitnehmer*innen ist immer steuerpflichtig! – egal nach welchem Modell! In einigen Fällen ist jedoch eine Pauschalversteuerung möglich.

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Nutzung der Fahrzeuge nur für die betriebliche Fahrten oder Dienstreisen

Werden die Autos nur für die betriebliche Fahrten zum Kunden, Patienten oder Lieferanten genutzt und gibt es einen zentralen Parkplatz, werden die Fahrzeuge abgeholt und nach der Tour wieder abgestellt. Die Installation von Ladesäulen kann häufig am Parkplatz erfolgen.
Wenn die private Nutzung der Fahrzeuge ausgeschlossen sein soll, muss dies auch im Rahmen des Arbeitsvertrags oder einer Betriebsvereinbarung festgehalten werden. Weiterhin ist das Nutzungsverbot immer wieder zu prüfen: z.B. Vergleich der Kilometerstände über ein Fahrtenbuch oder die Tourenplanung, Abgabe der Fahrzeug-Schlüssel im Büro.
Nur so ist sichergestellt, dass im Rahmen einer Sozialversicherungs- oder Lohnsteuerprüfung kein geldwerter Vorteil angesetzt wird.

Überlassung der Fahrzeuge auch für private Fahrten

Dürfen Mitarbeiter die Elektrofahrzeuge auch für private Fahrten nutzen, hat dies für Arbeitnehmer häufig mehrere Vorteile:

• Wegezeit und Kosten für die Fahrt zum Pflegedienst entfallen – die Tour kann direkt von Zuhause gestartet werden.
• Häufig braucht der Arbeitnehmer kein weiteres Auto und der Dienstwagen wird als Benefit gesehen, denn die Kosten trägt der Arbeitgeber – und die Besteuerung des geldwerten Vorteils ist bei E-Autos günstiger als bei normalen Kfz.
• So wird für reine Elektrofahrzeuge (oder andere emissionsfreie Fahrzeuge), dessen Bruttolistenpreis 60.000€ nicht überschreitet, für die Anwendung der 1%-Methode der Bruttolistenpreis um 75% reduziert.

Für das Unternehmen hat dies auch Vorteile:

• Erhöhung der Arbeitgeberattraktivität – über die Darstellung als moderner umweltbewusster Arbeitgeber
• verbesserte und günstigere Tourenplanung, wenn die Mitarbeiter direkt von zu Hause starten können
• es braucht keinen zentralen Parkplatz – oder es spart Ärger mit der Nachbarschaft
• Einfache Werbung, wenn die Fahrzeuge attraktiv beschriftet werden.

Jedoch muss beim Arbeitnehmer eine Möglichkeit zum Laden des Fahrzeugs bestehen.

Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Wallbox oder wird der Erwerb einer Ladeeinrichtung zusätzlich zum ohnehin vereinbarten Arbeitslohn bezuschusst, kann dies sozialabgabenfrei mit 25% pauschal besteuert werden.

Die folgenden Stromaufladekosten können vom berechneten geldwerten Vorteil der Kfz-Nutzung abgezogen werden:

• 30€ für Elektrofahrzeuge, wenn beim Arbeitgeber eine Lademöglichkeit besteht.
• 70€ , wenn der Arbeitgeber keine Ladeeinrichtung bereitstellt.

Für Hybridfahrzeuge gelten diese Sätze:

• 35€ ohne Lademöglichkeit beim Arbeitgebe
• 15€ mit Lademöglichkeit

Alternativ können diese Beträge steuerfrei erstattet werden.

Nutzt der Arbeitnehmer ein privates Elektro- oder Hybridauto und tankt dieses kostenfrei bei der betrieblichen Ladestation, bleibt dieser Vorteil steuer- und sozialversicherungsfrei.

Tipp:

• Prüfen Sie, ob für die Anschaffung von Kfz und Ladeeinrichtungen Zuschüsse möglich sind.
• Regeln Sie die private Nutzung durch die Mitarbeiter
• Nutzen Sie die Fahrzeuge als attraktive Werbefläche.

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