Ein zusätzlicher Standort, eine veränderte Auslastung oder höhere Personalkosten: Solche Entwicklungen können die ursprüngliche Jahresplanung verändern. Für die steuerliche Planung ist dann zu klären, welches Ergebnis bis zum Jahresende zu erwarten ist und welche Zahlungen daraus folgen könnten.

Dabei geht es um zwei unterschiedliche Fragen: Wie hoch wird die Steuer voraussichtlich sein? Und wann muss das Geld dafür bereitstehen?

Warum Vorauszahlungen zur früheren Planung passen können

Vorauszahlungen auf Einkommen- und Körperschaftsteuer werden grundsätzlich anhand bereits vorliegender steuerlicher Daten festgesetzt. Auch Gewerbesteuervorauszahlungen orientieren sich regelmäßig an der letzten Veranlagung. Die Beträge können an die erwartete Steuer angepasst werden, werden aber nicht laufend anhand der aktuellen Buchhaltung neu berechnet.

Ein unveränderter Vorauszahlungsbetrag bedeutet deshalb nicht, dass sich auch die wirtschaftlichen und steuerlichen Verhältnisse nicht verändert haben.
Für die Planung ist es sinnvoll, die bisherige Berechnungsgrundlage mit einer aktuellen Jahresprognose zu vergleichen.

Welche Steuern ein Pflegeunternehmen berücksichtigen muss

Die Rechtsform und die konkrete Tätigkeit sind dafür wesentlich.

• Bei einer steuerpflichtigen GmbH gehören insbesondere Körperschaftsteuer und Solidaritätszuschlag in die Betrachtung.
• Bei einem Einzelunternehmen betrifft die Einkommensteuer den Inhaber.
• Bei Personengesellschaften muss die Besteuerung der Gesellschafter berücksichtigt werden. Persönliche Einkommensteuern sollten dabei von den Steuern der Gesellschaft getrennt erfasst werden.

Für die Pflegebranche wichtig:

Häufig sind Pflegeeinrichtungen nach § 3 Nr. 20 GewStG von der Gewerbesteuer befreit. Die Befreiung erstreckt sich jedoch nicht automatisch auf alle Tätigkeiten des Trägers, sondern den eigentlichen Pflegebetrieb.

Deshalb sollte die Steuerplanung nicht nur auf einem pauschalen Prozentsatz vom ausgewiesenen Gewinn beruhen.

Eine aktuelle Auswertung ist der Ausgangspunkt – nicht die fertige Prognose

Für eine Jahreshochrechnung empfiehlt es sich, die bisherigen Zahlen um die absehbare Entwicklung der nächsten Monate zu ergänzen.
Ein Beispiel: Eine vereinbarte höhere Vergütung verbessert die Erlösseite. Steigen gleichzeitig die Personalkosten, muss beides zusammen betrachtet werden. Ebenso sollten geplante Anlaufkosten eines neuen Standorts in der Prognose enthalten sein.

Aus dieser wirtschaftlichen Hochrechnung wird anschließend die voraussichtliche steuerliche Belastung abgeleitet. Dabei können steuerliche Korrekturen notwendig sein: Das betriebswirtschaftliche Ergebnis entspricht nicht automatisch dem zu versteuernden Einkommen oder dem Gewerbeertrag.

So entsteht eine Grundlage, auf der sich Vorauszahlungen und zukünftiger Zahlungsbedarf beurteilen lassen.

Ein Beispiel: Was ist tatsächlich noch zu bezahlen?

Angenommen, für die betrachteten Steuern auf das laufende Jahresergebnis ergibt die aktuelle Berechnung eine erwartete Belastung von 90.000 Euro.
Davon wurden bereits 45.000 Euro als Vorauszahlungen gezahlt. Eine weitere festgesetzte Vorauszahlung von 15.000 Euro steht noch aus.

Dann ergibt sich:
90.000 Euro erwartete Steuern
− 45.000 Euro bereits bezahlt
= 45.000 Euro verbleibender Zahlungsbedarf
Diese verbleibenden 45.000 Euro setzen sich zusammen aus:
15.000 Euro noch offener Vorauszahlung • 30.000 Euro zusätzlich einzuplanender Steuerbelastung

Die zusätzlichen 30.000 Euro sind also nicht der gesamte noch benötigte Betrag. Für die offene Vorauszahlung müssen ebenfalls Mittel bereitstehen.

Sind die 15.000 Euro bereits im Zahlungsplan enthalten, werden sie nicht ein zweites Mal angesetzt. Ergänzt werden dann die bislang noch nicht berücksichtigten 30.000 Euro.

Vereinfachtes Planungsbeispiel, kein Mandantenfall und keine pauschale Steuerberechnung. Die erwartete Steuer wurde als bereits ermittelter Betrag angenommen. Weitere Anrechnungen, Erstattungen, Zinsen und andere Steuerjahre bleiben unberücksichtigt.

Was bei einer veränderten Steuerprognose zu tun ist

Wird eine niedrigere Steuer erwartet, kann eine Herabsetzung der Vorauszahlungen beantragt werden. Dafür sollte nachvollziehbar dargestellt werden, weshalb sich die bisherige Erwartung verändert hat. Ein Antrag allein ändert die bestehende Zahlungspflicht noch nicht.

Wird eine höhere Steuer erwartet, ist zu prüfen, ob eine Anpassung der Vorauszahlungen beantragt werden sollte und wie die zusätzlichen Zahlungen finanziert werden. Dabei sollte nicht pauschal davon ausgegangen werden, dass das Geld erst mit dem späteren Jahressteuerbescheid benötigt wird: Auch eine Änderung der Vorauszahlungen kann vorher zu einer Zahlung führen.

Eine Steuerreserve bedeutet in diesem Zusammenhang, Liquidität für erwartete Zahlungen vorzusehen. Sie ersetzt keine festgesetzte Zahlung. Bei späteren Steuerfestsetzungen können außerdem Nachzahlungszinsen entstehen.

Bei mehreren Gesellschaften die Zahlungen richtig zuordnen

Für Pflegeunternehmen mit mehreren Gesellschaften empfiehlt es sich, die Planung zunächst je Gesellschaft und Steuerart aufzubauen und anschließend zusammenzuführen.

Dabei helfen drei Fragen: Welche Gesellschaft muss welche Steuer zahlen? Wann wird die Zahlung voraussichtlich fällig? Und wo stehen die dafür benötigten Mittel zur Verfügung?

Eventuelle persönliche Steuerzahlungen der Inhaber oder Gesellschafter sollten daneben gesondert sichtbar bleiben.

So wird aus einer Gesamtsumme ein Zahlungsplan, mit dem sich tatsächlich arbeiten lässt.

Steuerplanung gehört zur nächsten Entscheidung

Für einen neuen Standort, eine größere Anschaffung oder die weitere Entwicklung des Pflegeunternehmens reicht es nicht, allein den aktuellen Kontostand zu betrachten.
Unsere Empfehlung ist, die Ergebnisprognose, die erwarteten Steuern und die Zahlungstermine gemeinsam zu aktualisieren – besonders dann, wenn die Entwicklung deutlich von der bisherigen Planung abweicht.

Für größere Anschaffungen können auch Investitionsabzugsbeträge (IAB) die notwendige Liquidität erhöhen. Sie zahlen heute weniger Steuern auf geplante Investitionen in der Zukunft. Sprechen Sie uns auf diese Möglichkeit an.

Sie möchten eine anstehende Entscheidung auf Grundlage einer aktuellen Steuer- und Liquiditätsplanung treffen? Sprechen Sie uns an.

Stand: 28. September 2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Prüfung. Steuerpflicht, Befreiungen und Anpassungsmöglichkeiten hängen von der Rechtsform, der Tätigkeit und den weiteren steuerlichen Verhältnissen ab.

Der Beitrag Steuervorauszahlungen in Pflegeunternehmen: Was für die Liquiditätsplanung zählt erschien zuerst auf Bohmann-Laing.

Den Verlauf lesen, nicht nur den Stand

Zwei Unternehmen können nach neun Monaten dasselbe Ergebnis ausweisen und trotzdem sehr unterschiedlich dastehen. Beim einen sind Erlöse und Kosten über das Jahr gleichmäßig gelaufen. Beim anderen war das Frühjahr stark, seit dem Sommer wird es enger. Im Jahreswert ist dieser Unterschied sichtbar. In den Monatswerten nebeneinander sieht man ihn sofort.

In der Pflege lohnt es sich, dabei drei Linien getrennt anzusehen. Erstens die Personalkosten, weil sie der mit Abstand größte Kostenblock sind und sich im Laufe des Jahres verändern: durch die Erhöhung des Pflegemindestlohns zum 1. Juli, durch Tarifstufen, durch Neueinstellungen. Wer seit Juli höhere Löhne zahlt, hat im Herbst eine andere Kostenbasis als im Frühjahr. Der Durchschnitt der neun Monate unterschätzt dann, womit der Januar beginnt. Zweitens die Auslastung: in der stationären Pflege die Belegung, im ambulanten Dienst das tatsächlich erbrachte Leistungsvolumen. Drittens Einmaleffekte wie Nachzahlungen von Kostenträgern oder außergewöhnlichen Reparaturen. Sie gehören zum Jahr, aber nicht zur Richtung.

Aus diesen drei Linien ergibt sich ein genaueres Bild als aus dem Stand: Wie hoch sind die laufenden Kosten heute pro Monat, und tragen die laufenden Erlöse sie?

Drei Entscheidungen, die im Oktober noch offen sind

Die erste betrifft geplante Anschaffungen, etwa Fahrzeuge für den ambulanten Dienst, Ausstattung oder Software. Ob sie noch in dieses Jahr fallen oder ins nächste, wirkt auf Liquidität und Steuer. Dabei hilft ein nüchterner Blick auf die Mechanik: Abschreibungen laufen zeitanteilig, eine Anschaffung im Dezember wirkt im laufenden Jahr deshalb meist nur mit einem kleinen Teil. Für bewegliche Wirtschaftsgüter, die zwischen Juli 2025 und Ende 2027 angeschafft werden, ist außerdem eine degressive Abschreibung von bis zu 30 Prozent möglich. Diese Regel reicht über den Jahreswechsel hinaus und entscheidet die Frage Dezember oder Januar deshalb selten allein. Wichtiger ist oft, ob sich die Anschaffung aus dem laufenden Betrieb trägt und wie sie finanziert wird. In stationären Einrichtungen kommt hinzu, wie eine Investition in die Investitionskosten eingeht, die den Bewohnerinnen und Bewohnern gesondert berechnet werden.

Die zweite Entscheidung betrifft die Liquidität über den Jahreswechsel. In diesen Wochen treffen mehrere Belastungen zusammen. In vielen Häusern fällt im November oder Dezember eine Jahressonderzahlung an. Zum 1. Januar steigen für viele Einrichtungen die Löhne, vor allem dort, wo sich die Entlohnung am regional üblichen Entlohnungsniveau orientiert, das jedes Jahr im Herbst neu veröffentlicht wird. Die Vergütung, aus der diese Löhne bezahlt werden, wird für die Zukunft verhandelt und gilt erst ab der neuen Vereinbarung. Wer diese Termine jetzt nebeneinanderlegt, sieht, ob es in den ersten Monaten des neuen Jahres eng wird, und hat noch Zeit, eine Verhandlung anzustoßen oder einen Rahmen mit der Bank zu besprechen.

Die dritte betrifft die Planung für 2027. Sie beginnt mit Annahmen, und diese lassen sich im Oktober noch gut prüfen: Wie entwickeln sich die Personalkosten je Beschäftigungsgruppe? Mit welcher Auslastung ist realistisch zu rechnen? Wann ist die nächste Vergütungsvereinbarung zu erwarten, und mit welchem Ergebnis? Eine Planung, die diese Größen getrennt ansetzt, zeigt im Laufe des Jahres früh, an welcher Stelle es anders läuft als gedacht.

Was sich in den nächsten Wochen konkret tun lässt

Für den Oktober-Blick braucht es keine große Analyse. Hilfreich sind vier Dinge: die Monatswerte von Januar bis September nebeneinander, mit Personalkosten, Erlösen und Auslastungen in eigenen Zeilen; eine kurze Liste der geplanten Anschaffungen mit dem vorgesehenen Zeitpunkt; eine einfache Liquiditätsvorschau für November bis März, in der Sonderzahlungen, Lohnerhöhungen und der erwartete Termin der neuen Vergütung eingetragen sind; und eine Notiz, welche Annahmen für 2027 noch offen sind.

Was daraus folgt, ist im Einzelfall verschieden. Die Reihenfolge ist fast immer dieselbe: erst den Verlauf verstehen, dann entscheiden, solange im Jahr noch Zeit dafür ist.

Der Beitrag Der Oktober-Blick: Was neun Monate über das Jahr sagen und was sich jetzt noch entscheiden lässt erschien zuerst auf Bohmann-Laing.

Die E-Rechnungspflicht 2027 erreicht zum Jahreswechsel die nächste Stufe. Derzeit erhalten Sie dazu vermutlich zahlreiche Anschreiben von Lieferanten und Dienstleistern. Viele dieser Schreiben sind allerdings verkürzt oder falsch – am häufigsten die Aussage, ab dem 1. Januar 2027 gelte die Pflicht „für alle Unternehmen“. Das trifft nicht zu. Wir haben deshalb den Stand der Dinge für Sie zusammengefasst und die Punkte vertieft, die in unserer Mandantschaft besonders häufig zu Rückfragen führen.

Der Zeitplan – wer wann betroffen ist

Wichtig zur 800.000-Euro-Grenze: Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG des ausstellenden Unternehmers im Vorjahr – nicht der handelsrechtliche Jahresumsatz, nicht der Gewinn und nicht der Umsatz aus B2B-Geschäften allein. Rechtsgrundlage der Übergangsregelungen ist § 27 Abs. 38 UStG. Steuerfreie Umsätze wie Pflegeleistungen oder aus Vermietung gehören nicht zu dem Gesamtumsatz nach §19 Abs. 2 UStG.

Bitte beachten Sie: Empfang und Ausstellung sind getrennt zu betrachten. Sie können zum Empfang verpflichtet sein, obwohl Sie selbst noch gar keine E-Rechnungen ausstellen müssen. Und: Auch wenn Sie die Übergangsfrist noch nutzen dürfen – Ihre Kunden können vertraglich bereits vorher ein strukturiertes Format verlangen.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG). Maßgeblich ist die europäische Normenreihe EN 16931.

• Zulässig: XRechnung sowie ZUGFeRD
• Keine E-Rechnung: ein einfaches PDF, ein eingescanntes Papierdokument, ein Bild der Rechnung. Diese gelten als „sonstige Rechnung“.
• Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil enthalten sein. Ein bloßer Verweis auf eine Anlage genügt nicht. Ergänzende Angaben (z. B. eine Stundenaufstellung) dürfen als Anhang beigefügt werden.
• Bei hybriden Formaten (ZUGFeRD) ist der strukturierte Teil führend. Weicht das Sichtbild vom XML-Teil ab, gelten die XML-Daten. Das ist gegenüber der früheren Rechtslage genau umgekehrt.

Wann keine E-Rechnung ausgestellt werden muss

Die Pflicht greift nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Rechnungsausstellung besteht. Dauerhaft ausgenommen sind:

• Rechnungen an Endverbraucher (B2C) – Privatpersonen sind von den Regelungen nicht betroffen.
• Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind – darunter fallen unter anderem Heilbehandlungen (§ 4 Nr. 14), Pflege- und Betreuungsleistungen (§ 4 Nr. 16), Grundstücksvermietung (§ 4 Nr. 12) sowie Finanz- und Versicherungsleistungen.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV).
• Fahrausweise (§ 34 UStDV).
• Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) – die Empfangspflicht gilt für sie gleichwohl.
• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. nicht unternehmerisch tätige Vereine, staatliche Einrichtungen).

Achtung – die wichtigste Falle: Rechnen Sie in einem Dokument sowohl steuerfreie als auch steuerpflichtige Leistungen ab, ist die Rechnung insgesamt als E-Rechnung zu erteilen, sobald für einen Teil die Pflicht besteht. Trennen Sie im Zweifel die Abrechnung.

Schwerpunkt Pflege

Abrechnung mit den Pflegekassen (SGB XI)

Die Abrechnung ambulanter Pflegeleistungen gegenüber den Pflegekassen läuft nicht über die umsatzsteuerliche E-Rechnung, sondern in einem eigenen sozialrechtlichen Verfahren nach § 105 SGB XI (für häusliche Krankenpflege entsprechend § 302 SGB V). Dafür gibt es zwei voneinander unabhängige Gründe:

1. Pflegeleistungen an hilfsbedürftige Personen sind nach § 4 Nr. 16 UStG steuerfrei und fallen damit in den ausgenommenen Bereich des § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
2. Die Pflegekasse handelt insoweit nicht als Unternehmer. Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, lösen keine E-Rechnungspflicht aus.

Es gilt dennoch ein eigener, verbindlicher Zeitplan – und der ist strenger als das Umsatzsteuerrecht:

• Die TI-Anbindung ist für ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen bereits seit dem Juli 2025 verpflichtend.
• Die vollelektronische Abrechnung über KIM innerhalb der Telematikinfrastruktur ist seit dem 1. April 2025 möglich – zunächst für Pflegesachleistungen (§ 36 SGB XI), Verhinderungspflege (§ 39 SGB XI) und Entlastungsleistungen (§ 45b SGB XI).
• Bis zum 30. September 2027 dürfen Sie übergangsweise weiterhin die bisherigen Wege nutzen: Datenträgeraustausch (DTA) und papiergebundene Übermittlung der rechnungsbegründenden Unterlagen bzw. das DTAplus-/ImageLink-Verfahren.
• Ab dem 1. Oktober 2027 ist die Abrechnung ausschließlich vollelektronisch innerhalb der TI zulässig. Der ursprünglich vorgesehene Termin 1. Dezember 2026 wurde verschoben, um ihn mit dem SGB-V-Verfahren zu synchronisieren. Beratungsbesuche nach § 37 Abs. 3 SGB XI und die häusliche Krankenpflege nach SGB V kommen 2027 hinzu (Erprobung ab 01.02.2027, Produktivbetrieb ab 01.06.2027) und werden ebenfalls zum 1. Oktober 2027 verpflichtend.

Praktische Konsequenz: Klären Sie jetzt mit Ihrem Pflegesoftware-Anbieter, ob das Abrechnungsmodul KIM-fähig und für den elektronischen Leistungsnachweis (eLNW) zugelassen ist, und ob Schulungen angeboten werden. Für Verhinderungspflege und Entlastungsbetrag ist zusätzlich eine Abtretungserklärung der pflegebedürftigen Person erforderlich.

Rechnungen an Privatzahler und Selbstzahler

Für Rechnungen an Privatpersonen – Pflegebedürftige, Bewohner, Angehörige – besteht keine E-Rechnungspflicht. Es handelt sich um B2C-Umsätze; die Regelungen greifen hier von vornherein nicht. Papier und PDF bleiben zulässig. Für die elektronische Übersendung eines PDF an Privatpersonen ist weiterhin deren – auch stillschweigende – Zustimmung erforderlich.

Das gilt unabhängig davon, ob die konkrete Leistung steuerfrei oder steuerpflichtig ist. Die Steuerfreiheit nach § 4 Nr. 16 UStG kommt hier lediglich als zweiter, unabhängiger Ausnahmegrund hinzu.

Wo die Pflicht Pflegeeinrichtungen trotzdem trifft

Nicht jeder Umsatz einer Pflegeeinrichtung ist steuerfrei. Steuerpflichtige Leistungen an andere Unternehmer lösen die volle E-Rechnungspflicht aus. Typische Fälle:

• Fahrdienste und Menüservice ohne unmittelbaren Pflegebezug,
• Personalgestellung an andere Einrichtungen,
• Verwaltungs-, IT- und Buchhaltungsleistungen für Dritte,
• Beratungs-, Schulungs- und Praxisanleitungsleistungen,
• Weiterberechnungen an Kooperationspartner.

Ob eine Leistung im Einzelfall unter § 4 Nr. 16 UStG fällt, hängt vom tatsächlichen Leistungsinhalt und der sozialrechtlichen Anerkennung der Einrichtung ab – nicht von der Bezeichnung im Vertrag. Diese Abgrenzung gewinnt in Umsatzsteuer-Nachschauen und Betriebsprüfungen an Bedeutung. Sprechen Sie uns an, wenn Sie Ihr Leistungsspektrum erweitert haben.

Der Rechnungseingang trifft Sie in jedem Fall

Auch eine Einrichtung mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen muss E-Rechnungen empfangen können. Ausnahmen gibt es nicht. Lehnt Ihr Lieferant für Verbrauchsmaterial, Pflegehilfsmittel oder Bürobedarf ab dem Umstellungszeitpunkt eine Papierrechnung ab, tut er das zu Recht: Sie haben keinen Anspruch auf eine alternative Rechnungsform. Bemüht sich der Aussteller nachweislich um eine ordnungsgemäße Übermittlung, hat er seine umsatzsteuerlichen Pflichten erfüllt – auch wenn Sie die Rechnung technisch nicht verarbeiten können.

Rechnungen zwischen Schwesterfirmen und verbundenen Unternehmen

Hier kommt es entscheidend darauf an, ob eine umsatzsteuerliche Organschaft besteht.

Ohne Organschaft: volle Pflicht

Sind die Gesellschaften jeweils eigenständige Unternehmer, liegen ganz normale inländische B2B-Umsätze vor. Die E-Rechnungspflicht greift uneingeschränkt – auch wenn dieselben Personen hinter beiden Gesellschaften stehen.

• Die 800.000-Euro-Grenze ist für jede Gesellschaft getrennt zu prüfen. Es ist daher gut möglich, dass eine Schwestergesellschaft ab 2027 E-Rechnungen ausstellen muss, die andere erst ab 2028.
• Auch konzerninterne Verrechnungen (Personalgestellung, Verwaltungsumlagen, IT Kosten, Weiterbelastungen) sind betroffen, soweit sie steuerpflichtig sind.
• Steuerfreie Innenleistungen – etwa die Vermietung von Räumlichkeiten an die Schwestergesellschaft ohne Option nach § 9 UStG (§ 4 Nr. 12 UStG) – lösen dagegen keine Pflicht aus. Wird zur Steuerpflicht optiert, gilt die Pflicht wieder.
• Der Übermittlungsweg ist frei wählbar. Innerhalb eines Konzernverbunds genügt ausdrücklich der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort – ein E-Mail Versand ist nicht erforderlich.

Mit Organschaft: keine Rechnung im Sinne des UStG

Gehören die Gesellschaften zu einem Organkreis, sind Leistungen untereinander nicht steuerbare Innenumsätze. Die Finanzverwaltung stellt hierzu klar: Werden für solche Vorgänge Belege mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt, handelt es sich umsatzsteuerlich nicht um Rechnungen, sondern um unternehmensinterne Buchungsbelege. Eine E-Rechnungspflicht besteht dafür nicht; eine ausgewiesene Steuer wird auch nicht nach § 14c Abs. 2 UStG geschuldet.

Die Voraussetzungen der Organschaft (finanzielle, wirtschaftliche und organisatorische Eingliederung) sind allerdings streng und werden in der Praxis häufig überschätzt. Zwei Schwestergesellschaften bilden untereinander keinen Organkreis – erforderlich ist, dass beide in denselben Organträger eingegliedert sind. Wir prüfen das gern für Ihre Struktur.

Dauerschuldverhältnisse – der praktisch wichtigste Punkt

Zwischen verbundenen Unternehmen wird häufig über Dauerverträge abgerechnet (Miete, Pacht, Geschäftsbesorgung, Serviceverträge), wobei der Vertrag selbst als Rechnung dient. Hier gilt:

• Besteht die E-Rechnungspflicht, genügt bei einem Dauerschuldverhältnis die einmalige Ausstellung einer E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum („Initialrechnung“). Der zugrunde liegende Vertrag kann als Anhang beigefügt werden. Eine monatliche E-Rechnung ist nicht erforderlich.
• Eine Aktualisierung ist erst nötig, wenn sich die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben ändern – zum Beispiel bei einer Mieterhöhung.
• Bestandsschutz: Für Dauerrechnungen, die vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung erteilt wurden, besteht keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.

Unsere Empfehlung: Sichten Sie Ihre Dauerverträge noch im Jahr 2026 und stellen Sie sicher, dass die Vertragsdokumente sämtliche Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten und als Dauerrechnung erkennbar sind. Das erspart Ihnen ab 2027 erheblichen Aufwand.

Eingangsrechnungen: empfangen, prüfen, aufbewahren

Empfang

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Umsatzsteuerlich genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Andere Wege (Schnittstelle, Portal, zentraler Speicherort, Datenträger) können vereinbart werden.

Richten Sie am besten ein dediziertes Rechnungseingangspostfach ein (z. B. rechnung@…) und teilen Sie es Ihren Lieferanten aktiv mit. Das verhindert, dass XML-Dateien in persönlichen Postfächern untergehen.

„Revisionssicher“ – was heißt das rechtlich?

Der Begriff „revisionssicher“ steht in keinem Steuergesetz. Es handelt sich um einen Begriff aus der Archivierungspraxis. Maßgeblich sind vielmehr:

• §§ 145 bis 147 AO (steuerliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten, Datenzugriff),
• § 14b UStG (Aufbewahrung von Rechnungen),
• § 257 HGB (handelsrechtliche Aufbewahrung),
• die GoBD – BMF-Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14.07.2025.

Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung, keine eigenständige Rechtsnorm. Sie konkretisieren aber die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, und die Finanzverwaltung prüft danach.

Die Voraussetzungen im Einzelnen

Aus den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ergeben sich folgende Anforderungen an Ihre Ablage:

Was aufzubewahren ist

• Aufzubewahren ist mindestens der strukturierte Teil der E-Rechnung – unversehrt in seiner ursprünglichen Form, also in dem Format, in dem Sie ihn empfangen haben. Eine Konvertierung mit Informationsverlust ist unzulässig.
• Bei hybriden Formaten (ZUGFeRD) ist die zusätzliche Aufbewahrung des menschenlesbaren PDF-Teils nur dann erforderlich, wenn dieser zusätzliche oder abweichende steuerlich bedeutsame Informationen enthält – etwa Buchungsvermerke oder eine qualifizierte elektronische Signatur. Enthält das PDF solche Angaben, erstreckt sich auch die maschinelle Auswertbarkeit darauf.
• Für Ausgangsrechnungen gilt: Bei Einsatz eines Fakturierungsprogramms ist keine bildhafte Kopie erforderlich, wenn die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind.

Nicht ausreichend sind insbesondere:

• die Aufbewahrung ausschließlich als Ausdruck oder als PDF-Sichtbild,
• die dauerhafte Ablage im E-Mail-Postfach ohne Unveränderbarkeit und ohne Auswertbarkeit,
• die Ablage auf einem gewöhnlichen, frei beschreibbaren Netzlaufwerk ohne Änderungsprotokollierung,
• die Löschung der XML-Datei nach dem Verbuchen.

Häufiges Missverständnis: Die Finanzverwaltung stellt klar, dass allein wegen einer Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems umsatzsteuerlich regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG vorliegt. Das betrifft aber ausschließlich die Umsatzsteuer. Die Aufbewahrungs- und Ordnungspflichten aus der Abgabenordnung und den GoBD bleiben davon vollständig unberührt. Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang – nicht für die Archivierung.

Aufbewahrungsfristen

Die Verkürzung auf acht Jahre erfolgte durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz und gilt für alle Belege, deren Frist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

Ausnahme: Für Kreditinstitute, Versicherungs- und Wertpapierinstitute wurde die Verkürzung Ende 2025 wieder zurückgenommen; dort bleibt es bei zehn Jahren.

Läuft eine Betriebsprüfung oder ein Rechtsbehelfs- bzw. Gerichtsverfahren, verlängert sich die Frist über den regulären Ablauf hinaus.

Ihre Checkliste bis Ende 2026

• Umsatzschwelle bestimmen: Ermitteln Sie Ihren Gesamtumsatz 2026 nach § 19 Abs. 2 UStG. Er entscheidet über Ihren Stichtag – 1. Januar 2027 oder 1. Januar 2028.
• Rechnungsausgang prüfen: Kann Ihre Software XRechnung oder ZUGFeRD (ab 2.0.1) erzeugen? Sind alle Pflichtangaben im strukturierten Teil?
• Rechnungseingang organisieren: Dediziertes Eingangspostfach einrichten, Lieferanten informieren, Verantwortlichkeiten festlegen.
• Archivierung klären: Wird die XML-Datei im Original unverändert und maschinell auswertbar gespeichert? Reden Sie mit Ihrem Software- oder DMS-Anbieter, bevor der Prüfer fragt.
• Verfahrensdokumentation erstellen oder aktualisieren.
• Stammdaten pflegen: Aktuelle E-Mail-Adressen Ihrer Geschäftspartner erfassen und die eigene Rechnungsadresse aktiv kommunizieren.
• Dauerverträge sichten – insbesondere im Verbund mit Schwestergesellschaften.
• Pflegeeinrichtungen zusätzlich: TI-Anbindung und KIM-Fähigkeit der Abrechnungssoftware prüfen. Stichtag 1. Oktober 2027.
• Validierung einführen: Die Finanzverwaltung empfiehlt ausdrücklich, E-Rechnungen bereits bei Erstellung und Versand zu validieren. Formatfehler führen dazu, dass keine E-Rechnung vorliegt – mit Folgen für den Vorsteuerabzug beim Empfänger.

Bußgeldrisiko: Wer die Ausstellungspflicht verletzt, riskiert eine Geldbuße nach § 26a UStG. Bedeutsamer ist in der Praxis jedoch das Risiko auf Empfängerseite: Fehlt eine ordnungsmäßige Rechnung, ist der Vorsteuerabzug gefährdet.

Wir unterstützen Sie

Die Umstellung ist kein reines IT-Thema. Sie berührt Ihre Verträge, Ihre Prozesse und – gerade in der Pflege und in Unternehmensverbünden – Abgrenzungsfragen, die sich nicht pauschal beantworten lassen. Sprechen Sie uns bitte frühzeitig an, insbesondere wenn Sie:

• Leistungen erbringen, bei denen die Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 14 oder Nr. 16 UStG fraglich ist,
• Leistungen zwischen verbundenen Gesellschaften abrechnen,
• in der Nähe der 800.000-Euro-Grenze liegen,
• oder unsicher sind, ob Ihre Archivierung den GoBD standhält.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Team von Bohmann-Laing

Dieser Newsletter gibt den Rechtsstand zum 10. September 2026 wieder und dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine auf Ihren Einzelfall bezogene Beratung. Für die Richtigkeit im konkreten Einzelfall können wir ohne Mandatierung keine Haftung übernehmen.

Quellen

Sämtliche Aussagen dieses Newsletters beruhen auf folgenden Fundstellen (Stand: 10. September 2026):

Umsatzsteuerrecht / E-Rechnung

• BMF, FAQ zur verpflichtenden E-Rechnung, Stand März 2026 – https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
• BMF-Schreiben vom 15.10.2024, III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007, BStBl I S. 1320
• BMF-Schreiben vom 15.10.2025, III C 2 – S 7287-a/00019/007/243 – https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.html
• §§ 14, 14a, 14b, 27 Abs. 38 und Abs. 40 UStG; §§ 33, 34, 34a UStDV
• Bundessteuerberaterkammer, FAQ zur E-Rechnung – https://www.bstbk.de/downloads/bstbk/steuerrecht-und-rechnungslegung/fachinfos/BStBK_FAQ_ERechnung_final.pdf
• E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung – https://www.e-rechnung.elster.de
• KoSIT (XRechnung) – https://xeinkauf.de/faq/xrechnung
• FeRD (ZUGFeRD) – https://www.ferd-net.de/

Aufbewahrung und GoBD

• GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019, BStBl I S. 1269, zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14.07.2025, BStBl I S. 1502 –
  https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2025-07-14-GoBD-2-aenderung.pdf
• §§ 145–147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG; Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO

Pflege / Sozialrecht

• § 105 SGB XI – https://www.sozialgesetzbuch-sgb.de/sgbxi/105.html
• § 4 Nr. 16 UStG, Abschn. 4.16.1 UStAE
• GKV-Spitzenverband, Vereinbarung nach § 105 Abs. 2 Satz 2 SGB XI und Einvernehmliche Festlegung –
  https://www.gkv-datenaustausch.de/leistungserbringer/pflege/pflege.jsp
• AOK, Telematikinfrastruktur in der Pflege (Stichtag 1. Oktober 2027) – https://www.aok.de/gp/e-health/telematikinfrastruktur-pflege
• Kompetenzzentrum Digitalisierung und Pflege, FAQ zum vollelektronischen Abrechnungsverfahren –
  https://www.kompetenzzentrum-pflege.digital/digitale-anwendungen/vollelektronisches-abrechnungsverfahren

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Die steuerliche Behandlung hängt jedoch davon ab, wie das Rad eingestuft wird:

E-Bike:

Ein E-Bike fährt auch ohne Pedalunterstützung und ist daher schon ab 6 km/h als Kfz-zulassungspflichtig.

Pedelec:

Bei einem Pedelec gibt es nur Motorunterstützung, wenn der Fahrer selbst aktiv in die Pedale tritt. Wenn aber die Nennleistung über 0,25 kW liegt oder die Unterstützung bei mehr als 25 km/h erfolgt, ist auch dieses Rad ein verkehrsrechtlich Kfz.

Fahrrad:

Hier gibt es keine Motorunterstützung – Es nutzt reine Muskelkraft. Auch Velomobile (ohne Moter) fallen hierunter.

Werden Räder überlassen, die verkehrsrechtlich als Kfz gelten, sind die steuerlichen Regelungen für Kfz anzuwenden (1%-Methode oder Fahrtenbuch zur Bemessung der Privatnutzung).

Im Folgenden soll es hier nur um Fahrräder und Pedelecs bis 25 km/h gehen.

Überlassung zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn

Erfolgt die Überlassung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, ist diese nach §3 Nr. 37 EStG steuerfrei und auch sozialversicherungsfrei.
Zusätzlich heißt dabei:

• Das Fahrrad wird nicht auf einen Anspruch auf Arbeitslohn angerechnet oder der Anspruch auf Arbeitslohn wird herabgesetzt (keine Entgeltumwandlung!).
• Das Fahrrad wird nicht anstelle einer bereits vereinbarten künftigen Erhöhung des Arbeitslohns gewährt.
• Wenn die Leistung wegfällt, wird der Arbeitslohn nicht erhöht.

Lohnsteuerfrei ist die Nutzung des Firmenrads für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, aber auch jegliche private Nutzung. Sie kann auch für mehrere Räder in Anspruch genommen werden.
Arbeitnehmer*innen sparen somit Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge – Arbeitgeber*innen die Sozialversicherungsbeiträge.

Fahrrad mit Gehaltsumwandlung oder Eigenbeteiligung

Zahlen Arbeitnehmer*innen einen Eigenanteil für das Firmenrad oder übernehmen einen Anteil an der Leasingrate, ist die Überlassung nicht steuerfrei. Die Privatnutzung wird mit ¼ von 1 % des Bruttolistenpreises bewertet. Auf diesen Betrag ist auch Sozialversicherung zu zahlen.
Auch wenn es nun nicht steuerfrei ist: Die Entgeltumwandlung in Höhe der Leasingrate ist günstiger, als wenn die Arbeitnehmer*innen das gewünschte Rad selbst kaufen. Daher ist dieses Modell der Gehaltsumwandlung auch interessant zur Mitarbeiterbindung.

Umsatzsteuer

Umsatzsteuer muss der Unternehmer auf die Überlassung noch zahlen – wie bei der Kfz-Nutzung auch wird dies nach der 1%-Methode berechnet. Die Vorsteuer aus dem Kauf bzw. Leasing kann dann auch geltend gemacht werden.

Übereignung an Arbeitnehmer*innen

Achtung: Die Übereignung des Firmenrads oder ein vergünstigter Verkauf an die Arbeitnehmer*innen ist immer steuerpflichtig! – egal nach welchem Modell! In einigen Fällen ist jedoch eine Pauschalversteuerung möglich.

Der Beitrag Job-, Dienst- oder Firmenrad – Fahrrad, E-Bike und Pedelec erschien zuerst auf Bohmann-Laing.

Nutzung der Fahrzeuge nur für die betriebliche Fahrten oder Dienstreisen

Werden die Autos nur für die betriebliche Fahrten zum Kunden, Patienten oder Lieferanten genutzt und gibt es einen zentralen Parkplatz, werden die Fahrzeuge abgeholt und nach der Tour wieder abgestellt. Die Installation von Ladesäulen kann häufig am Parkplatz erfolgen.
Wenn die private Nutzung der Fahrzeuge ausgeschlossen sein soll, muss dies auch im Rahmen des Arbeitsvertrags oder einer Betriebsvereinbarung festgehalten werden. Weiterhin ist das Nutzungsverbot immer wieder zu prüfen: z.B. Vergleich der Kilometerstände über ein Fahrtenbuch oder die Tourenplanung, Abgabe der Fahrzeug-Schlüssel im Büro.
Nur so ist sichergestellt, dass im Rahmen einer Sozialversicherungs- oder Lohnsteuerprüfung kein geldwerter Vorteil angesetzt wird.

Überlassung der Fahrzeuge auch für private Fahrten

Dürfen Mitarbeiter die Elektrofahrzeuge auch für private Fahrten nutzen, hat dies für Arbeitnehmer häufig mehrere Vorteile:

• Wegezeit und Kosten für die Fahrt zum Pflegedienst entfallen – die Tour kann direkt von Zuhause gestartet werden.
• Häufig braucht der Arbeitnehmer kein weiteres Auto und der Dienstwagen wird als Benefit gesehen, denn die Kosten trägt der Arbeitgeber – und die Besteuerung des geldwerten Vorteils ist bei E-Autos günstiger als bei normalen Kfz.
• So wird für reine Elektrofahrzeuge (oder andere emissionsfreie Fahrzeuge), dessen Bruttolistenpreis 60.000€ nicht überschreitet, für die Anwendung der 1%-Methode der Bruttolistenpreis um 75% reduziert.

Für das Unternehmen hat dies auch Vorteile:

• Erhöhung der Arbeitgeberattraktivität – über die Darstellung als moderner umweltbewusster Arbeitgeber
• verbesserte und günstigere Tourenplanung, wenn die Mitarbeiter direkt von zu Hause starten können
• es braucht keinen zentralen Parkplatz – oder es spart Ärger mit der Nachbarschaft
• Einfache Werbung, wenn die Fahrzeuge attraktiv beschriftet werden.

Jedoch muss beim Arbeitnehmer eine Möglichkeit zum Laden des Fahrzeugs bestehen.

Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Wallbox oder wird der Erwerb einer Ladeeinrichtung zusätzlich zum ohnehin vereinbarten Arbeitslohn bezuschusst, kann dies sozialabgabenfrei mit 25% pauschal besteuert werden.

Die folgenden Stromaufladekosten können vom berechneten geldwerten Vorteil der Kfz-Nutzung abgezogen werden:

• 30€ für Elektrofahrzeuge, wenn beim Arbeitgeber eine Lademöglichkeit besteht.
• 70€ , wenn der Arbeitgeber keine Ladeeinrichtung bereitstellt.

Für Hybridfahrzeuge gelten diese Sätze:

• 35€ ohne Lademöglichkeit beim Arbeitgebe
• 15€ mit Lademöglichkeit

Alternativ können diese Beträge steuerfrei erstattet werden.

Nutzt der Arbeitnehmer ein privates Elektro- oder Hybridauto und tankt dieses kostenfrei bei der betrieblichen Ladestation, bleibt dieser Vorteil steuer- und sozialversicherungsfrei.

Tipp:

• Prüfen Sie, ob für die Anschaffung von Kfz und Ladeeinrichtungen Zuschüsse möglich sind.
• Regeln Sie die private Nutzung durch die Mitarbeiter
• Nutzen Sie die Fahrzeuge als attraktive Werbefläche.

Der Beitrag Elektro-Autos im Betrieb erschien zuerst auf Bohmann-Laing.